Salah satu penyebab kurangnya produktivitas adalah karena tekanan pekerjaan.
Sebuah studi yang dirilis oleh The British Medical menyatakan stres pada lingkungan kerja dapat diminimalkan dengan mengelola waktu yang efektif.
Jika kamu merasa selalu kekurangan waktu untuk mengerjakan suatu hal, tujuh tips manajemen waktu berikut dapat membantu kamu menjadi lebih produktif.
Buat Rencana Harian, Mingguan, dan Bulanan
Catat apa yang akan dikerjakan esok hari sebelum kamu tidur. Mengerjakan suatu hal tanpa perencanaan akan membuatmu kehabisan waktu dan tenaga keesokan harinya.
Ketika kamu membuat daftar apa saja yang akan kamu lakukan esok hari, hal ini membuat tubuhmu menjadi jauh lebih siap dan santai ketika bekerja, karena kamu sudah mengetahui apa saja yang akan dilakukan.
Setelah membuat jadwal harian, lanjutkan ke skala yang lebih besar, yaitu mingguan dan bulanan. Lalu atur jadwal kerja secara rutin, sehingga tubuhmu akan beradaptasi dengannya.
Gunakan Aplikasi Reminder, Jangan Hanya Mengandalkan Ingatan
Jika kamu belum memiliki seseorang yang mampu mengingatkan pekerjaan kamu, contohnya pasangan hidup atau asisten pribadi, aplikasi reminder di smartphone dapat menghindarkan kamu dari melewatkan hal penting yang sudah direncanakan. Jangan hanya mengandalkan ingatanmu yang terbatas, karena mungkin saja kamu bisa melupakannya.
Kamu dapat menggunakan Google Calendar dalam membantu kamu mencatat goal, reminder, dan event. Dengan Aplikasi ini kamu juga dapat mencatat jadwal harian, mingguan, dan bulanan yang sudah kamu buat.
Tentukan Prioritas
Bagi pekerjaanmu ke dalam skala prioritas untuk menentukan mana yang harus kamu kerjakan paling awal. Dengan membagi prioritasnya, kamu mampu memisahkan hal yang sangat penting dan harus segera dikerjakan—atau bahkan mengabaikan pekerjaan yang tidak penting.
Stephen R. Covey memopulerkan Eisenhower Matrix dalam bukunya yang berjudul 7 Habits of Highly Effective People. Eisenhower Matrix, yang terbagi ke dalam empat kuadran, digunakan untuk memisahkan berbagai kegiatan berdasarkan urgensinya.
Kuadran pertama, yaitu mendesak dan penting (urgent and important), berisi tugas dan tanggung jawab yang perlu perhatian segera.
Kuadran kedua, yaitu tidak mendesak dan penting (not urgent and important), berisi hal yang penting tanpa memerlukan tindakan segera. Kuadran ini digunakan untuk menyusun strategi jangka panjang.
Kuadran ketiga, yaitu mendesak dan tidak penting (urgent and not important), berisi hal-hal yang mencegah kamu mencapai tujuan. Tanyakan pada diri sendiri apakah kamu perlu menjadwal ulang atau mendelegasikan pekerjaan tersebut kepada orang lain.
Lalu kuadran keempat, yaitu tidak mendesak dan tidak penting (not urgent and not important), berisi hal-hal yang mengganggu perhatianmu dari pekerjaan. Hindari jika memungkinkan.
Buat Batas Waktu
Batas waktu akan memastikan pekerjaan rampung sebelum kamu terlambat menyelesaikannya. Dengan adanya batas waktu, kamu menjadi semakin terpacu untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Batas waktu juga memunculkan rasa tanggung jawab untuk berhasil mengerjakannya tepat waktu.
Atur batas waktu dengan memberi jeda waktu yang cukup untuk mengevaluasi kembali pekerjaan kamu. Hal ini memungkinkan kamu untuk tidak tergesa-gesa menyelesaikannya saat mendekati tenggat yang ditentukan. Dengan begitu kamu dapat menghemat energimu.
Stop Multitasking
Alih-alih mampu menyelesaikan beberapa pekerjaan dalam satu rentang waktu, multitasking akan membuatmu tidak fokus. Sehingga pekerjaan malah tidak dapat diselesaikan dengan optimal. Bisa saja kamu mengerjakan pekerjaan secara multitasking, namun potensi kesalahan pada hasilnya akan lebih tinggi.
Perlu kamu ketahui, ketika melakukan beberapa pekerjaan secara multitasking, otak dipaksa bekerja lebih keras untuk memproses banyak hal secara bersamaan. Ini dapat membuatmu cepat lelah dan stres. Selain itu multitasking mampu menurunkan kemampuan memori, khususnya short term memory.
Sebaiknya kamu mengerjakan satu pekerjaan hingga tuntas, kamu bisa melanjutkan pekerjaan lainnya. Dengan begitu kamu dapat lebih fokus dalam mengerjakannya dan mendapatkan hasil yang jauh lebih baik.
Beri Waktu Untuk Istirahat
Beri tubuh kamu waktu untuk beristirahat lima belas menit setelah satu jam bekerja. Jangan buka email atau media sosial. Gunakan waktu tersebut secara optimal untuk menyegarkan kembali otakmu.
Cukup lakukan hal sederhana seperti melakukan peregangan atau menghirup udara segar dari jendela. Hal ini dapat membangkitkan kembali semangatmu.
Segera kerjakan, jangan menunda!
Perjalanan sejauh 1.000 km dimulai dengan satu langkah. Analogi tersebut menggambarkan bahwa pekerjaanmu tidak akan pernah selesai jika kamu tidak segera memulainya. Angan-angan dan cita-citamu tidak akan pernah tercapai dan hanya akan menjadi sekadar mimpi di siang bolong jika kamu masih malas dan terkena penyakit “menunda-nunda.”
The secret of getting ahead is getting started. — Mark Twain
Mulailah dari hal-hal kecil yang dapat segera kamu lakukan, lalu beranjak ke hal-hal yang jauh lebih besar. Dengan begitu, kamu sudah mulai mencicil pekerjaanmu agar dapat selesai sedikit demi sedikit.
Waktumu sangat berharga untuk disia-siakan begitu saja. Waktu yang digunakan dengan baik akan semakin mendekatkanmu kepada kesuksesan. Mulai sekarang, manfaatkan waktu sebaik mungkin dengan tujuh cara di atas supaya kamu lebih produktif.
sumber : formulabisnisindonesia.com
